Dernière mise à jour le 12 février 2021
Quand un client est en retard de règlement, il faut lui envoyer une lettre afin qu’il procède au règlement. Le contenu de la lettre varie en fonction de la situation. Ainsi, si le client est en retard de quelques jours, un simple e-mail ou un appel téléphonique suffira. Au bout d’une semaine sans nouvelles, une lettre devra lui être envoyée. Puis, toujours sans réponse, il faudra lui envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception puis une mise en demeure et enfin mettre en place une procédure d’injonction de payer.
Quand envoyer cette lettre type de relance de retard de règlement client?
La lettre de relance suivante est une lettre de relance simple qui sera à adapter en fonction de la situation et notamment de la relation avec le client (connu comme mauvais payeur ou non). Par exemple, si le client n’en n’est pas à son premier retard de règlement, le ton devra être plus ferme. La lettre doit être envoyée au bout de plusieurs jours sans réponse, après une semaine de retard par exemple. Mieux vaut ne pas trop attendre afin de recevoir le paiement le plus vite possible. Mieux vaut aussi appeler le client ou lui envoyer un mail avant d’envoyer cette lettre qui est assez formelle.
Comment réaliser une lettre type de relance de retard de règlement client?
Afin de réaliser une lettre de relance de retard de règlement d’un client, l’entreprise doit disposer d’une balance âgée et d’un état des comptes clients. La balance âgée permettra de voir en un coup d’œil les clients en retard, depuis combien de temps et pour quel montant. L’état des comptes clients permettra de voir les factures concernées par les retards. Afin de gagner du temps dans les relances, il peut être possible de les automatiser avec des outils comme le publipostage sous word.
Un exemple de lettre type de relance de retard de règlement client
Prénom Nom
Nom de la société
Adresse de la société
Nom du client
Adresse du client
Ville, le xxx
Objet : retard de règlement, 1ere relance
Madame, Monsieur,
Je constate que la facture (ou les factures) suivante(s) n’est (ou ne sont) pas encore réglée(s) :
- Facture n° xxx en date du xxx avec une date de règlement au xxx : xxx€ ;
- Facture n° xxx en date du xxx avec une date de règlement au xxx : xxx €.
- Total impayé : xxx€
L’échéance étant passée, je vous prierais de bien vouloir procéder au règlement au plus vite.
Si le règlement a été adressé entre temps, merci de ne pas tenir compte de la présente relance.
Je vous prie d’accepter, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.
Signature
Vous pouvez télécharger ici la lettre sous format word : lettre-type-de-relance-de-retard-de-reglement-1ere-relance
Si cette lettre est restée sans réponse, vous pouvez envoyer à votre client une deuxième lettre avec un ton plus ferme dont vous trouverez aussi le modèle ici. Et si cette deuxième lettre est aussi restée sans réponse, nous vous conseillons d’envoyer une mise en demeure.