Gérer les services généraux d’une entreprise

Dernière mise à jour le 17 octobre 2020

Les services généraux d’une entreprise veillent à s’assurer de la mise à disposition des moyens permettant aux salariés de travailler tout en veillant à leur sécurité. Dans les grandes entreprises, les services généraux sont gérés par un responsable, uniquement dédié à cette mission. Dans les sociétés plus petites, c’est souvent le chef d’entreprise (ou son adjoint) qui s’occupe de cette mission.

Que gère la personne en charge des services généraux d’une entreprise

Ce que l’on entend par services généraux varie considérablement d’une société à l’autre. Ainsi, il est difficile de définir avec précision tout ce qu’englobe les services généraux d’une entreprise. Toutefois, on y trouve souvent les tâches suivantes :

• Gérer les stocks de fournitures administratives (enveloppes, cartes de visite, lettres préimprimées aux couleurs de l’entreprise, stylos…) ainsi que le mobilier et le matériel de bureau (tables, chaises, luminaires…). Dans les grosses entreprises, tout le matériel informatique (ordinateur, imprimante, téléphonie…) est géré par le service informatique ;
• Superviser les travaux qui ont lieu dans les locaux (installatioan, aménagement, déménagement, maintenance…) ;
• Gérer les locaux (entretien, normes de sécurité et d’incendie, accès aux bâtiments, électricité, déchets) ;
• Suivre l’envoi, la réception, le tri et la diffusion des courriers ;
• Gérer les archives, soit en interne, soit en faisant appel à un sous-traitant qui délocalisera alors les documents ;
• S’occuper des travaux de reproduction.

Quelles sont les préoccupations à respecter dans la gestion des services généraux d’une entreprise ? 

La personne qui gère les services généraux d’une entreprise doit toujours avoir en tête de s’assurer de la sécurité et de la sureté des salariés. Cela passe par des aspects aussi variés que la protection des salariés, l’amélioration des conditions de travail et le respect des normes d’hygiène. Pour cela, il est fréquemment en relation avec les représentants du personnel, notamment le CHSCT (comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail).

Pour en savoir plus, consultez notre article sur les obligations d’aménagement des locaux.

Autre préoccupation à prendre en compte : l’environnement. En effet, de plus en plus d’entreprises tendent à mettre les préoccupations QSE (qualité, sécurité, environnement) au cœur de leur activité. Le responsable des services généraux peut ainsi devoir prendre en compte le respect des normes iso dans la gestion de son activité.

Il doit également respecter le budget qui lui a été donné et réaliser un reporting auprès de ses supérieurs.

Comment gérer les services généraux d’une entreprise ?

Afin de gérer les services généraux, il faut choisir les bons fournisseurs. En effet, beaucoup de tâches sont sous-traitées à des tiers : l’entretien des locaux, les travaux de maintenance, éventuellement l’archivage… Le responsable des services généraux doit donc s’occuper de trouver les bons fournisseurs pour acheter toutes les fournitures administratives et le petit matériel de bureau. La recherche et le choix des fournisseurs passent par plusieurs étapes :

• La définition du besoin et la rédaction d’un cahier des charges ;
• La recherche de fournisseurs potentiels ;
• L’appel d’offre ;
• Le choix de plusieurs fournisseurs ;
• La négociation.

Pour en savoir plus, consultez notre article sur la recherche de fournisseurs.

Comment recruter un responsable des services généraux ?

La première chose à faire est de rédiger une fiche de poste. Elle précisera toutes les missions qu’aura à réaliser le responsable. Il faudra ensuite savoir ce que l’on attend de lui, quelles sont les compétences et l’expérience qu’il devra avoir. En général, on attend d’un responsable des services généraux des :

• Connaissances en normes et procédures de sécurité, en gestion des fournisseurs, en organisation d’une entreprise ;
• Compétences en matière de négociation, d’écoute et de compréhension des demandes ainsi que de flexibilité ;
• Savoir-faire techniques : détecter les anomalies, coordonner son action avec les autres services, respecter les délais.

L’entreprise pourra choisir de s’occuper du recrutement ou le sous-traiter à un cabinet spécialisé.

Dans le premier cas, il faudra :

• Rechercher les candidats ;
• Sélectionner les CV ;
• Faire passer des entretiens d’embauche ;
• Choisir le salarié.

Pour en savoir plus, consultez notre article sur le recrutement.

Externaliser le recrutement permet de s’assurer l’expertise d’une entreprise dédiée. Cela permet aussi de s’alléger le travail en interne même si l’entreprise a un rôle primordial à jouer (identifier le besoin, définir le poste, rencontrer les candidats présélectionnés par le cabinet …).

Pour en savoir plus, consultez notre article sur l’externalisation d’un recrutement.