Gérer les fournitures de bureau

Dernière mise à jour le 24 juillet 2023

Gérer les fournitures de bureau dans une entreprise ce n’est pas que gérer les ramettes de papier ! Le responsable des services généraux, en charge de cette gestion, doit s’occuper de toutes les fournitures administratives, du matériel ainsi que du mobilier de bureau. Il doit s’assurer que les salariés puissent faire correctement leur métier en ayant à disposition tout ce qui leur faut tout en limitant les dépenses. La gestion passe aussi par le respect des procédures mises en place dans l’entreprise comme la procédure achats.

Quelles sont les fournitures de bureau à acheter dans une entreprise ?

Les fournitures administratives qu’il faut avoir dans une entreprise sont :

• Ramettes de papier ;
• Enveloppes et pochettes ;
• Cartes de visite ;
• Classeurs pour ranger et archiver les documents ;
• Petites fournitures (ciseaux, colle, agrafeuse, stylos, surligneurs…) ;
• Cahiers et agendas ;
• Calculatrices ;
• Cartouches d’encre ;
• Tampon au nom de l’entreprise ;
• Emballages : cartons, gros scotchs ;
• Produits d’hygiène : savons, papiers toilette ;
• Produits de « détente » : machine à café, eau, gobelets… ;
• Petit matériel de bureau : luminaire, tableau d’affichage, poubelle, porte-manteaux… ;
• Mobilier de bureau : chaise, table, fauteuil, armoire, caisson, rangement…

Quel est le coût pour s’équiper en fournitures de bureau ?

Le coût principal est bien entendu lors de la création de l’entreprise. Il faut alors équiper toute l’entreprise en fournitures, en matériels et en mobiliers.

La dépense la plus importante concerne le mobilier de bureau. Les dépenses moyennes sont :

• Siège de bureau : 100€
• Armoire de rangement : 200€
• Bureau : 100€
• Petit matériel de bureau : 100€
• Fournitures administratives : 100€

Il faut donc compter environ 600€ par salarié pour s’équiper en fournitures administratives, en matériel et en mobilier de bureau.

Le matériel informatique est traité à part entière car il coûte bien plus cher et fait l’objet d’un traitement comptable spécifique (il est amorti).

Comment faire des économies sur ces dépenses ?

Il est possible de faire des économies sur toutes ces dépenses grâce à des petites astuces. Tout d’abord, si vous choisissez de travailler en open-space, il est possible de prendre des tables simples alignées les unes ou autres pour créer un espace de travail. Certaines entreprises choisissent par exemple de ne pas assigner un salarié à un espace ou à un bureau. Ainsi, quand il arrive le matin, le salarié prend son ordinateur portable et s’installe où il veut.

Autre possibilité : rationner les fournitures administratives en ne les laissant pas en libre-service. Qui n’a jamais pris des stylos de son travail ou récupéré une ramette de papier pour chez lui. En demandant aux salariés de remplir une fiche pour obtenir des fournitures, les salariés seront moins tentés de récupérer des affaires.

Attention toutefois, la recherche d’économies ne doit pas passer au détriment du bien-être des salariés ! Mieux vaut investir dans un bon éclairage et dans des fauteuils confortables plutôt que dans de simples chaises de bureau.

Pour en savoir plus, consultez notre article réduire les coûts d’une entreprise.

Comment bien gérer les fournitures de bureau ?

La gestion des fournitures administratives, du mobilier et du matériel de bureau est du ressort du responsable des services généraux. Il doit s’assurer que chaque salarié dispose des moyens nécessaires pour accomplir son travail, tout en veillant à respecter les règles d’hygiène et de sécurité dans l’entreprise. Il doit choisir le ou les meilleurs fournisseurs pour approvisionner l’entreprise. La recherche du bon fournisseur passe par la définition du besoin, la recherche de fournisseurs potentiels, l’appel d’offre, la sélection de plusieurs fournisseurs et la négociation.

Pour en savoir plus, consultez notre article sur la recherche de fournisseurs.

L’achat de fournitures administratives, de mobilier et de matériel de bureau doit respecter la procédure achats quand une telle procédure a été mise en place dans l’entreprise.

Enfin, il est essentiel de regrouper toutes les commandes des services plutôt que chaque service s’occupe de passer leur propre commande.

Comment comptabiliser ce type d’achat ?

Les fournitures de bureau sont des charges. Cela signifie qu’ils sont consommés lors de leur usage. Ils sont enregistrés de la façon suivante en comptabilité :

Débit	Crédit
6064 Fournitures administratives : Montant HT
44561 TVA déductible sur biens et services
	401 Fournisseurs : montant HT

Le mobilier et le matériel de bureau, ainsi que le matériel informatique, ne sont pas consommés intégralement quand ils sont utilisés. Il s’agit d’immobilisations qui sont enregistrées en comptabilité différemment des charges. L’écriture est la suivante.

Débit	Crédit
2183 Matériel de bureau et matériel informatique ou 2184 Mobilier : montant HT
44562 TVA déductible sur immobilisations
	404 Fournisseurs d’immobilisations : montant TTC

NB : Il est admis que tout ce qui a une valeur unitaire inférieure à 500€ HT soit passé en charge et non en immobilisation.