Dernière mise à jour le 24 novembre 2020
Une entreprise peut être contrôlée par l’administration fiscale ou par l’URSSAF. Dans le premier cas, ce sont les déclarations fiscales qui seront contrôlées, dans le second, ce sont les déclarations sociales. Il existe deux types de contrôle URSSAF : le contrôle sur pièce et le contrôle sur place. Le contrôle sur pièce consiste en un contrôle de cohérence des déclarations transmises. Le contrôle sur place est un contrôle plus poussé qui se fait directement au sein de l’entreprise. Les deux sont rythmés par des étapes bien précises.
Qu’est ce qu’un contrôle URSSAF?
L’URSSAF est l’Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations Familiales. Le contrôle URSSAF est le contrôle des déclarations sociales. L’inspecteur déployé va s’assurer que les cotisations sociales ont été calculées et déclarées correctement. Sont donc concernées toutes les entreprises, sociétés, associations ou autres organismes qui emploient des salariés. Sont aussi concernées les sociétés qui n’emploient pas de salariés mais dont le dirigeant est assimilé salarié.
Le contrôle URSSAF est d’ailleurs une étape assez fréquente pour les entreprises qui se développent. Plus le chiffre d’affaires est élevé et plus elles ont de salariés, plus les chances de se faire contrôler seront grandes. D’autres facteurs vont également accroitre les risques :
- Un redressement fiscal ;
- Des déclarations sociales incohérentes ;
- Un partenaire (fournisseur, client) qui se fait lui-même contrôler.
Quelles sont les étapes du contrôle URSSAF ?
L’avis de contrôle
L’avis de contrôle, envoyé en lettre recommandée avec accusé de réception, informe l’entreprise du contrôle URSSAF. Il indique quand le contrôle va se dérouler ainsi que la période concernée par le contrôle. Il informe également de la possibilité de se faire assister lors du contrôle. Un délai de 15 jours entre l’avis de passage et le début du contrôle permet à l’entreprise de se préparer en rassemblant et analysant les documents et en identifiant les zones de risque.
Toutefois, si l’URSSAF suspecte que l’entreprise a recours au travail au noir, c’est-à-dire si des personnes travaillent pour l’entreprise sans être déclarées, elle interviendra dans l’entreprise sans prévenir. Pour rappel, il est obligatoire lors de l’embauche d’un salarié de réaliser une déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Si l’entreprise ne souhaite pas embaucher le salarié, elle peut toujours passer par une agence d’intérim ou sous-traiter le travail à un prestataire.
De plus, si suite à l’envoie de l’avis de passage, l’entreprise tente de dissimuler ou de détruire des pièces, elle pourra faire l’objet de sanctions financières.
Le contrôle
Lors du contrôle, l’inspecteur se fait présenter l’entreprise puis examine différents documents. Les documents les plus souvent demandés sont :
- Sur le plan juridique :
- Les statuts ;
- Les procès-verbaux d’assemblées générales…;
- Au niveau social :
- Le registre des entrées et sorties du personnel ;
- Les fiches de paie ;
- Les contrats de travail ;
- Les déclarations sociales périodiques ;
- Les DPAE (déclarations préalables à l’embauche) ;
- Les transactions et jugements des prudhommes…;
- Sur le plan comptable :
- Le bilan ;
- Le compte de résultat ;
- Le grand livre ;
- La balance ;
- Les notes de frais ;
- Les factures…
Il peut demander à avoir accès au matériel informatique afin d’examiner les documents de façon dématérialisée. Il est possible de s’y opposer sous réserve de trouver une alternative convenant aux deux parties.
Il va s’assurer que les cotisations sociales ont été correctement calculées et déclarées que ce soit au niveau du taux ou de la base. Il va notamment s’assurer que :
- Les rémunérations soumises à cotisations sont correctes (déclaration des avantages en nature, des primes, des indemnités…) ;
- Les frais professionnels sont justifiés (notes de frais, respect du barème applicable) et ne correspondent pas à des éléments de rémunération détournés ;
- Les cadeaux aux salariés (tickets restaurants, chèques vacances, invitation, cadeaux divers) ne sont pas encore une fois des éléments de rémunération cachés et sont conformes au barème applicable. Si leur montant et leur attribution dépassent les seuils fixés, ils doivent être soumis à cotisations sociales.
L’agent peut également interroger des salariés. L’entreprise ne peut pas s’y opposer.
La lettre d’observation
La lettre d’observation est envoyée quelques jours après la fin de la visite. Elle indique notamment la période et les documents vérifiés ainsi que le motif et le montant du redressement le cas échant. L’entreprise dispose alors d’un délai de 30 jours pour y répondre.
Le délai de réponse
Suite à la récéption de la lettre, l’entreprise dispose d’un délai de 30 jours pour s’y opposer. Elle devra alors préciser dans une lettre les éléments pour lesquels elle n’est pas d’accord.
Le rapport de contrôle
Le rapport de contrôle indique la décision finale :
- L’entreprise fait l’objet d’un redressement : elle doit alors s’acquitter d’une somme, accompagnée de pénalités de retard ;
- L’entreprise doit verser un crédit à la personne contrôlée ;
- Il n’y a ni redressement, ni crédit.