Dernière mise à jour le 9 octobre 2020
La comptabilité a bien des mystères et il est essentiel de comprendre comment elle fonctionne pour passer des écritures comptables. Ainsi il faut savoir que les achats, ou les ventes, s’enregistrent en deux temps. Il faut d’abord saisir la dette, ou la créance, puis le paiement. Les écritures d’achats et de ventes vont différer que l’entreprise soit soumise ou non à TVA. En revanche, en ce qui concerne le règlement, il n’y a pas de différences de traitement comptable.
Rappel : comptabilisation de l’écriture d’achat
Saisir une écriture de paiement chez le client vient régler la dette que l’entreprise cliente avait vis-à-vis de son fournisseur. L’écriture d’achat est la suivante (avec TVA) :
| Débit | Crédit | |
| 401xxx (compte fournisseur) | Montant TTC | |
| 6xxxxx (achat) | Montant HT | |
| 445660 (TVA déductible) | Montant TVA |
Saisir une écriture de paiement chez le client
Le principe de comptabilisation du règlement est le même pour une facture avec ou sans TVA puisque la totalité du montant TTC est réglée. Le règlement peut se faire en espèce, par chèque, par virement ou par effet de commerce . Voici comment saisir une écriture de paiement chez le client.
Via le compte de caisse
Lors du paiement en espèce à un fournisseur, l’écriture à saisir en comptabilité est la suivante :
| Débit | Crédit | |
| 401xxx (compte fournisseur) | Montant TTC | |
| 530 (caisse) | Montant TTC |
A noter que les paiements en espèce en BtoB (business to business) sont assez rares et que les paiements par chèque ou par virement bancaire sont plus fréquents. En BtoC (business to consumers), c’est beaucoup plus commun. D’ailleurs, il est souvent essentiel dans ce cas de se doter d’un logiciel de caisse, interfacé avec le logiciel comptable, afin de permettre un enregistrement automatique des règlements.
Via le compte de banque
Les paiements par chèque ou par virement bancaire transitent par le compte de banque. L’écriture à passer chez le client est la suivante :
| Débit | Crédit | |
| 401xxx (compte fournisseur) | Montant TTC | |
| 512 (banque) | Montant TTC |
A noter qu’il sera essentiel de réaliser fréquemment des rapprochements bancaires. Ils permettront de comparer le solde en banque dans la comptabilité de l’entreprise (compte 512) et le solde indiqué par la banque. Des écarts peuvent exister (oublis, erreurs, décalage dans les dates), qu’il conviendra de solutionner.
Via le compte d’effets de commerce
La comptabilisation d’un paiement par effet de commerce (lettre de change ou billet à ordre) se fait en plusieurs étapes : il faut d’abord saisir l’effet puis saisir son paiement.
L’écriture de création de l’effet est la suivante :
| Débit | Crédit | |
| 401xxx (compte fournisseur) | Montant TTC | |
| 403xxx (fournisseurs – effets à payer) | Montant TTC |
L’écriture de paiement est la suivante :
| Débit | Crédit | |
| 403xxx (fournisseurs – effets à payer) | Montant TTC | |
| 512 (banque) | Montant TTC |