Mettre en place une procédure de remboursement des notes de frais

Dernière mise à jour le 30 avril 2023

Il arrive souvent, dans une société, que certains salariés comme les commerciaux doivent débourser de l’argent puis se faire rembourser par l’entreprise. Ils doivent alors remettre à l’entreprise une note de frais. L’entreprise leur rembourse ensuite le montant selon une procédure qu’elle aura défini au préalable. A ce titre, sa rédaction est nécessaire dans la mesure où elle permet de définir les règles de contrôle interne à respecter, et de limiter les dépenses.

L’importance de mettre en place une procédure de remboursement des notes de frais

Il est capital pour une entreprise de mettre en place une telle procédure pour éviter les éventuels abus. Il faut prévoir des règles connues de tous en matière de grille tarifaire. Les salariés ne peuvent pas voyager dans n’importe quelle classe (première classe, business class…), loger dans n’importe quel hôtel ou diner dans n’importe quel restaurant. Il faut prévoir des montants maximums de remboursement par journée et par catégorie de dépenses (par exemple pas de 25€ pour un diner au restaurant). Bien évidemment, il faut mettre en place des limites raisonnables qui permettent aux salariés de se déplacer convenablement. Il est d’ailleurs possible de prévoir différentes grilles en fonction de la localisation du déplacement (les dépenses étant toujours plus élevées dans les grandes villes qu’en province).

Autre intérêt à mettre en place la procédure : le gain de temps. Le temps de traitement des notes de frais de la part de l’équipe financière peut être long. En cause : un nombre élevé de notes à traiter, des justificatifs manquants, des validations absentes…Il faut alors faire des aller-retours avec le demandeur pour obtenir une note de frais en bonne et due forme. Le remboursement devra ensuite se faire en urgence afin que le salarié qui a avancé l’argent soit payé dans les temps. Harmoniser les règles, prévoir un formalisme identique pour tous et réaliser des actions de communication prend donc tout son sens.

Les règles à prévoir dans la mise en place d’une procédure de remboursement des notes de frais

Les types de dépenses

Il est essentiel de prévoir que seuls certains types de dépenses peuvent passer par notes de frais. Il s’agit essentiellement :

• Des dépenses de déplacement (hôtel, train, location de voiture, péage) ;
• Des indemnités kilométriques : le salarié utilisera alors son véhicule personnel à des fins professionnels. Cette catégorie est à part car, pour être admis par l’administration fiscale, le barème mis en place par l’administration fiscale doit être utilisé ;
• Les frais de documentation par exemple l’abonnement à des revues spécialisées ;
• Eventuellement une partie des dépenses d’abonnement à Internet ou à la téléphonie en cas de recours au télétravail

Les autres types de dépenses devront impérativement passer par le circuit habituel d’achats. Il faudra alors émettre la commande, éventuellement mettre en concurrence plusieurs fournisseurs, comptabiliser la facture puis la payer directement par l’entreprise.

Le type de remboursement

Il existe deux façons de rembourser les notes de frais : de manière forfaitaire ou selon les frais engagés :

• Sur la base d’un forfait : le remboursement est réalisée sur la base du barème établi par l’URSSAF. Dans ce cas, il n’est pas utile de s’encombrer de toute la procédure de remboursement de notes de frais. Les salariés doivent toutefois fournir un minimum de justificatifs. Ce système doit toutefois être prévu dans le contrat de travail. Il résulte en deux situations opposées :
  • soit l’entreprise rembourse plus que ce que le salarié a dépensé et est donc perdant ;
  • soit le salarié dépense plus que le remboursement prévu et c’est donc lui qui est perdant.
• Sur la base des frais engagés : c’est alors une procédure telle que décrite ci-dessous qui devra être mise en place.

Les documents justificatifs

Les notes de frais doivent systématiquement être accompagnées de documents justificatifs comme :

• Les billets de train ou d’avion ;
• Les factures d’hôtel ;
• Les notes de repas au restaurant avec l’annotation des personnes invitées et le motif le cas échéant ;
• Le calcul des indemnités kilométriques avec une copie de la carte grise du véhicule ;
• Les tickets de péage ou de stationnement…

Sans cela, elles risquent de ne pas être remboursées. Les personnes en charge du paiement des notes de frais doivent donc s’en assurer. Cette vérification permettra :

• De s’assurer qu’il n’y a pas d’abus de la part des salariés puisque les notes de frais doivent être dans l’intérêt de l’entreprise et ne doivent pas être disproportionnées ;
• En cas de contrôle de l’administration fiscale de s’assurer que les notes de frais ne constituent pas des « rémunérations déguisées » (les notes de frais n’étant pas un élément de rémunération mais seulement un remboursement ne sont pas soumises à charges sociales alors que la rémunération l’est) ;
• D’enregistrer comptablement la charge et de déduire la TVA. Attention : même si elle apparait sur les factures, la TVA n’est pas déductible sur les prestations de transport collectif et d’hébergement.

Le circuit de validation

Il est essentiel de mettre en place un circuit de validation. Ainsi, avant d’être transmises à la comptabilité, les notes de frais doivent être validées par le supérieur hiérarchique de la personne demandeuse.

Le formalisme

Une fiche standard de ce type peut être créée et mise à la disposition des salariés :

Nom du demandeur :

Service :

Nature	Montant HT	Montant TVA	Montant TTC
Restaurant
Nuit d’hôtel
…
Total

Visa du demandeur :

Date :

Visa du responsable hiérarchique :

Le délai de remboursement

Il est essentiel d’indiquer aux salariés quand ils seront remboursés. En général, le remboursement se fait une fois par mois, au moment du versement de la paie. Toutefois le salarié peut demander à recevoir un acompte s’il a réalisé des dépenses trop importantes. Une date limite de réception des notes de frais doit être indiquée tous les mois pour que les salariés fournissent l’ensemble des éléments en temps et en heure.

Une fois tous les éléments reçus par l’équipe financière, les notes de frais seront comptabilisées et payées.

Dématérialiser les notes de frais

Afin de gagner en temps, de limiter les risques d’erreur et de fluidifier le process, il est possible de choisir d’utiliser un outil de dématérialisation des notes de frais. Chaque collaborateur devra :

• Demander la création de son compte auprès des personnes habilitées ;
• Soumettre ces notes de frais ;
• Attacher une copie de la preuve ;
• Conserver l’original jusqu’à remboursement ;
• Faire valider la demande à son supérieur ;
• Soumettre la demande de remboursement.

L’outil se chargera de pré-saisir les informations comme le montant, la TVA ou la nature de charge.

Exemple de procédure relative aux frais et aux déplacements

Avant-propos

La présente procédure a pour but de clarifier les remboursements effectués aux salariés dans le cadre de leurs déplacements, et de les aider à remplir correctement leurs notes de frais. Ainsi, les frais engagés par les salariés dans le cadre de la réalisation de leurs missions feront l’objet d’un remboursement de la société si ceux-ci sont effectués dans l’intérêt de l’entreprise, dans la limite des plafonds mentionnés ci-dessous et qu’ils font l’objet d’un document justificatif. Toutes demandes ne respectant pas le formalisme indiqué dans la présente procédure se verront rejetées.

Note de frais

Les notes de frais sont les dépenses engagées pour le compte de la société et réellement payées par le collaborateur. Sont ainsi concernés les déplacements collectifs (train, avion, transport en commun), les déplacements individuels (taxi, péage, parking et indemnités kilométriques), les nuits d’hôtel, les repas au restaurant et les invitations des clients.

Les frais dont la nature ne correspond pas à des invitations clients, ou à des déplacements professionnels, ne pourront pas être remboursés par notes de frais.

Documents justificatifs

En cas de perte du document justificatif, il conviendra de demander un duplicata auprès du commerçant. Si celui-ci se voit dans l’impossibilité d’en émettre un, il devra fournir une déclaration sur l’honneur validée par son supérieur hiérarchique

Délai

Les demandes de remboursement doivent être effectuées dans un délai de X mois à compter de l’engagement des dépenses. Ce délai doit nous permettre d’assurer un contrôle et une comptabilisation corrects.

Cadeaux à la clientèle

Il est possible d’offrir des cadeaux à ses clients, dans la limite de XX euros par an. Les cadeaux doivent toutefois être centralisés et réalisés par le service administration des ventes, afin d’en assurer leur contrôle et traçabilité.

Seuils de remboursement

Déjeuner

Le remboursement maximum d’un déjeuner est de XX euros.

Diner

Le remboursement maximum d’un diner est de XX euros.

Invitations

Les invitations au restaurant de personnes extérieures à l’entreprise sont possibles. Les justificatifs devront mentionner le nom des personnes invitées, ainsi que leur société.

Nuitées d’hôtel

Le remboursement maximum d’une nuit d’hôtel, petit déjeuner et taxe de séjour compris est de XX euros.

Déplacement

Le choix du mode de transport utilisé doit prendre en considération :

• La politique RSE de l’entreprise
• La sécurité des collaborateurs

A ce titre, il est demandé au collaborateur de privilégier les transports en commun.

Avion et train

Les billets d’avion et de train doivent être directement réservés via XXX (agence de voyage avec laquelle l’entreprise travaille) par les personnes habilitées à le faire. Les réservations se font :

• Avion : en classe économique pour les trajets inférieurs à XX heures, en business class pour les trajets supérieurs à XX heures ;
• Train : en seconde classe pour les trajets inférieurs à XX heures, en première classe pour les trajets supérieurs à XX heures.

Voiture

Il est demandé au collaborateur de privilégier la location d’une voiture, plutôt que d’utiliser son véhicule personnel. La location de voiture se fera via XXX (agence de voyage avec laquelle l’entreprise travaille) par les personnes habilitées à le faire, en suivant les règles suivantes :

• Catégorie de véhicule A si le nombre de kilomètres aller-retour est inférieur à XX ;
• Catégorie de véhicule B si le nombre de kilomètres aller-retour est supérieur à XX.

Les dépenses de carburant, parking et péages supportées lors de ce déplacement seront remboursées sur présentation d’un justificatif.

Exceptionnellement, et avec l’accord de son supérieur hiérarchique, le collaborateur pourra utiliser son véhicule personnel et se faire rembourser sur la base du dernier barème kilométrique publié par l’administration fiscale.

Validation et exceptions

Toutes les notes de frais doivent être validées par le supérieur hiérarchique du demandeur. Les exceptions aux règles précisées ci-dessus doivent également lui être soumises avant leur engagement.

Procédure de remboursement

Expliquer la procédure choisie par l’entreprise (dématérialisation, formulaire de remboursement…), et les modalités de remboursement (par exemple une ou deux fois par mois).