Ouvrir un café : mode d’emploi

Dernière mise à jour le 1 juin 2023

Ouvrir un café, devenir indépendant, être son propre patron et ne plus avoir de comptes à rendre à personne…voilà un rêve qui peut se concrétiser pour peu de s’y préparer de façon adéquate et de réaliser les démarches correctement. Parce qu’il ne s’agit pas d’un projet à prendre à la légère. Les formalités sont nombreuses, des règles sont à respecter et des paramètres sont à intégrer dans l’équation afin de faire de son café un business rentable.

Préparer le projet en amont

Étude de marché

Première étape : préparer le projet en étudiant le marché du café, les produits, la clientèle, les règlementations, les tendances…Il faut s’intéresser à tous ces aspects afin de savoir ce qui va fonctionner ou non. Quelles sont les nouveautés ? Quels produits les clients préfèrent-ils ? Combien sont-ils prêts à dépenser pour consommer un café ? Le marché est-il atomisé (beaucoup de cafés indépendants) ou au contraire tiré par des groupes en franchise ?

Étude de concurrence

Il s’agit ici de connaitre les concurrents déjà présents dans la zone de chalandise souhaitée. Il s’agit de l’endroit d’où la majorité des clients proviendront. Elle peut être située dans une zone commerçante, à proximité des bureaux ou d’une zone d’habitation dense. L’idéal est bien sûr d’être dans un espace relativement fréquenté, où pas ou peu de concurrents sont déjà installés. Attention toutefois, la non-présence de concurrents peut-être un signe que le succès ne sera pas au rendez-vous. Peut-être un précédent acteur y a-t-il fait faillite ? Si des cafés sont déjà présents, il faudra les recenser et les étudier. Qu’offrent-ils à leurs clients ? Sont-ils sur une niche ? Quels sont leurs tarifs ? Font-ils partie d’une franchise ou sont-ils indépendants ? Qu’en disent les clients ? Quel est leur chiffre d’affaires, leur résultat ? 

Il faudra aussi s’intéresser aux concurrents indirects, c’est-à-dire aux acteurs proposant des cafés, sans que ce ne soit leur principale activité, par exemple les bars, les restaurants, les salons de thé, les boulangeries proposant des cafés à emporter ou avec un espace pour consommer sur place…

Si les signaux sont verts : demande forte, peu ou pas de concurrents, le créateur pourra se lancer et commencer les recherches du local. 

Financement et besoins

Ouvrir un café requiert un financement qui peut être conséquent, dans la mesure où les besoins le sont aussi. Tout dépend en premier lieu de l’ampleur du projet, de la zone géographique et de la taille du local. De ces critères dépendront : 

• Le droit au bail ou le pas de porte, sorte de droit d’entrée pour s’installer dans le local ;
• La caution (en général plusieurs mois de loyer d’avance) ;
• Le loyer et les charges locatives.

Il faudra également déterminer un budget pour : 

• Les travaux éventuels (peinture, aménagement…) ;
• L’achat du mobilier et du matériel (tables, chaises, machines à expresso, moulin à café, tasses, cuillères, matériel informatique, caisse enregistreuse…) ;
• Le système de filtrage d’eau ;
• La constitution d’un stock de départ (grains de café et de thé, lait, sucre…) ;
• Décoration ;
• Les dépenses en marketing et communication pour faire connaitre le café.

Toutes ces dépenses devront bien entendu être financées. Plusieurs sources existent : 

• L’apport personnel du dirigeant et des associés. Impossible de créer un café sans un sous en poche, il faudra pouvoir réunir plusieurs dizaines de milliers d’euros pour commencer. Love money (soutien financier des proches), crowdfunding, concours à la création d’entreprise permettant de bénéficier d’un prêt personnel…tous ces moyens vont augmenter la cagnotte. Ainsi, on estime qu’en dessous d’un apport de 30% à 50% du coût du projet, les banques risqueront de le refuser. De même si le prêt a pour but de financer l’achat du stock ou les liquidités de départ nécessaires pour lancer le projet (BFR). Mieux vaut demander un financement pour couvrir des investissements ;
• Le prêt bancaire, à solliciter auprès des banques après la remise d’un business plan complet ;
• Les aides publiques des collectivités, département, régions. 

L’équilibre entre les besoins et les financements sera matérialisé dans un plan de financement initial. A noter qu’il faut compter au minimum plusieurs dizaines de milliers d’euros pour débuter un petit projet. Pour les plus gros projets, comptez au bas mot entre 50 000 et 100 000 euros. 

Concept et menu

En fonction des points ressortis de l’étude de marché et de l’étude de concurrence, il est tout à fait possible de rester sur un concept de café classique ou de choisir une niche :

• Café bio et boissons artisanales exclusivement ;
• Haut de gamme ou plutôt accessible à tous ;
• Café poussette, c’est-à-dire orienté vers les familles qui peuvent y venir avec les enfants en bas âge ;
• Café librairie / littéraire avec des livres à disposition, des clubs de discussion, des événements permettant de rencontrer des auteurs ;
• Mise à disposition du wifi pour les personnes qui souhaitent venir y travailler. 

In fine, ce sera au porteur de projet de trouver son propre style, en fonction de ses goûts et ses souhaits, des attentes des clients et de ce que proposent les concurrents. 

A ce stade, le créateur pourra également concevoir le menu, choisir les boissons et plats à proposer, et fixer les prix. Boissons chaudes ou froides, diversité de cafés, de thés, chocolat chaud, jus de fruit, milkshake, boissons gazeuses, pâtisseries, viennoiseries, sandwichs, snacks, paninis, salades, peuvent être à la carte, pour peu de ne pas s’éparpiller en ayant une gamme trop importante. Un conseil : mieux vaut proposer, pour commencer, un menu simple, quitte à l’étoffer ensuite au fil des semaines et des mois. 

Les produits et les tarifs doivent être en adéquation avec le positionnement défini grâce à l’étude de marché et de concurrence. Plusieurs possibilités s’offrent au créateur : milieu/bas de gamme, avec des prix tirés vers le bas pour jouer une carte plutôt agressive par rapport aux autres acteurs du secteur, ou à l’inverse des produits davantage haut de gamme.

Plan d’affaires

Si les précédentes études ont été menées à bien, le plan d’affaires devrait être de la rigolade. Il doit en effet contenir : 

• Une description du projet : concept, parcours des porteurs de projet, points forts, objectifs à court et long terme ;
• Un résumé de l’étude de marché et de l’étude de concurrence ;
• Des documents financiers comme : 
  • Le compte de résultat prévisionnel ;
  • Le bilan prévisionnel ;
  • Un tableau de suivi de trésorerie prévisionnel, au moins par mois pour la première année ;
  • Un tableau de financement initial.
• La stratégie marketing.

 

Trouver l’emplacement, le local et l’aménager

En fonction du positionnement, le créateur devra choisir parmi ces emplacements :

• A proximité des bureaux pour une clientèle qui viendra chercher un café et une viennoiserie plutôt le matin, avant de débuter son activité, puis entre midi et deux heures pendant la pause déjeuner. Le café est alors fréquenté en semaine, mais peu pendant le week-end, et son ouverture toute la semaine n’est donc pas forcément nécessaire ;
• Vers les écoles et les universités : les horaires et les jours d’ouverture sont sensiblement les mêmes qu’à proximité des bureaux. Toutefois, le pouvoir d’achat de la clientèle sera sensiblement moindre, et le panier moyen plus faible ;
• Dans une gare ou une zone touristique : le café sera fréquenté aussi bien la semaine que le week-end. Il faudra ici satisfaire les clients rapidement et proposer une formule à emporter ;
• Dans un centre commercial ou un centre-ville : les clients y seront plus nombreux le week-end. Ils y sont moins pressés : la clientèle est plus familiale.

Une chose importe dans l’agencement et l’aménagement : le café doit être un endroit chaleureux et lumineux. L’éclairage joue donc un grand rôle dans cette optique, ainsi que les vitres, la peinture, la décoration et les plantes. L’aménagement doit être fonctionnel : le comptoir principal doit être disposé correctement par rapport à la porte d’entrée, et doit permettre aux personnes d’attendre leur tour pour commander, sans limiter l’accès. 

A noter que le café est un considéré comme un ERP, c’est-à-dire un établissement recevant du public. A ce titre, des normes en matière d’accessibilité pour les personnes à mobilité réduite, ainsi que de sécurité, sont à respecter. Les allées doivent être ouvertes afin de permettre aux personnes de circuler librement.

Le reste (couleurs, luminaires, design, thème, musique…) devra être dans la droite lignée du concept choisi. Si le budget est restreint, il est possible de faire le choix de récupérer des meubles et des éléments de décoration en écumant les brocantes, les marchés aux puces et en fouinant sur les sites d’occasion. Autre solution :  redonner une seconde vie à des palettes pour les transformer en banquettes, ou à des chaises d’école pour donner un style plus vintage. 

Obtenir les autorisations

Le café est considéré comme faisant partie de la « restaurant rapide », c’est-à-dire une activité artisanale pour les entreprises de moins de 10 salariés et commerciale pour les autres (sauf en Alsace Moselle). 

Des règles doivent être respectées lors de la création puis dans l’activité courante, notamment portant sur l’hygiène et la sécurité, mais pas seulement : 

• Suivre une formation portant sur les règles d’hygiène liées à la manipulation des denrées alimentaires, ainsi qu’à leur conservation et stockage. Ces règles devront être respectées tout au long de la vie du café ;
• Réaliser une déclaration d’ouverture auprès de la DDPP (direction départementale de la protection de la population), au moins 15 jours avant l’ouverture ;
• En cas de vente de boissons alcoolisées, obtenir une licence de débit de boissons à consommer sur place. Elle s’obtient à la suite de la réalisation d’une formation par un organisme certifié permettant d’obtenir un permis d’exploitation. Une déclaration en mairie est ensuite nécessaire, au moins 15 jours avant l’ouverture. Mais ce n’est pas tout, il faut aussi récupérer une licence via un achat ou un changement de propriétaire car leur nombre est limité. Il existe à ce titre deux types de licence : 
  • La licence 3 pour les boissons en dessous de 18 degrés ;
  • La licence 4 pour les boissons au-dessus de 18 degrés. 
• Respecter les règles en matière d’affichage des prix ;
• En cas de préparation de pâtisseries et viennoiseries (sucrées mais aussi salées), obtenir un diplôme ou une qualification professionnelle de pâtissier. Cette condition n’est toutefois pas nécessaire pour préparer des biscuits secs (profession non réglementée) ;
• S’il est envisagé d’utiliser une terrasse, demander une autorisation auprès de la mairie ; 
• Disposer d’une caisse enregistreuse certifiée ;
• Respecter les règles en tant qu’ERP ;
• Souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle ;
• Réaliser une déclaration annuelle auprès de la SACEM en cas de diffusion de musique.

Réaliser les démarches juridiques

Choisir la forme

Il existe en France plusieurs formes juridiques mais certaines sont à exclure car elles ne conviennent pas à un projet d’ouverture du café. C’est le cas de l’auto-entreprise, qui ne s’adresse qu’aux entreprises ne réalisant pas un certain niveau de chiffre d’affaires. De même, l’entreprise individuelle est peu adaptée car elle ne permet pas de s’associer avec d’autres personnes et offre une protection patrimoniale relativement faible. En effet, en cas de dettes de l’entreprise, l’entrepreneur individuel est peu couvert et les créanciers peuvent se retourner directement contre lui pour se faire rembourser. 

Les sociétés comme les EURL/SARL, SASU/SAS sont bien plus adaptées à ce type de projet. L’EURL (entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée) est identique au niveau juridique à la SARL (société à responsabilité limitée), à la différence près que le premier ne comporte qu’un seul associé. Il en va de même pour la SASU (société par actions simplifiée unipersonnelle) et la SAS (société par actions simplifiée). 

Donner une existence légale au café

Nous ne parlerons ici que des formalités pour créer une EURL/SARL ou une SASU/SAS car, comme nous l’avons évoqué, les autres formes juridiques sont assez peu adaptées. Les démarches sont sensiblement les mêmes pour une EURL/SARL que pour une SASU/SAS, à quelques exceptions près : 

• Rédiger des statuts, qui définiront les règles qui régissent la société ;
• Choisir le capital social (composé des apports en numéraire et en nature), ouvrir un compte en banque et y déposer les apports en numéraire. En cas d’apports en nature d’un certain montant, l’intervention d’un commissaire aux apports peut être nécessaire ;
• Publier un avis de constitution dans un journal d’annonces légales. Il permettra d’informer que la société est créée ;
• Choisir un nom de société, éventuellement un nom commercial différent de la dénomination sociale, et un logo ;
• Rédiger un état des actes accomplis pour le compte de la société en formation le cas échéant (si des dépenses ont été réalisées avant la création de la société) ;
• Rédiger un acte de non-condamnation et de filiation ainsi qu’un acte de nomination de la première gérance (ou présidence). Ce dernier permet d’éviter que le nom du dirigeant ne figure dans les statuts, et ainsi d’avoir à les changer en cas de nouveau dirigeant ;
• Compléter le registre des bénéficiaires effectifs et, uniquement pour les SAS et les SASU, la liste des souscripteurs d’actions ;
• Remplir le dossier de création sur le site du guichet unique (qui remplace dorénavant le centre de formalité des entreprises). Il faudra y indiquer notamment les options fiscales choisies ainsi que la date de clôture.

Les premiers pas du café

Recruter des salariés

Impossible pour le porteur de projet de tout faire tout seul : il devra déléguer certaines tâches, embaucher des salariés, les intégrer correctement dans l’entreprise et si besoin les former. Le recrutement est une étape clé : au-delà des connaissances et des compétences des candidats, c’est aussi leur état d’esprit qu’il convient de sonder. Le candidat va-t-il aimer travailler dans l’entreprise ? Quelles seront ses missions ? Sera-t-il autonome ? Se sentira-t-il suffisamment impliqué pour rester un certain temps dans l’entreprise ? Embaucher des salariés compétents et motivés est d’autant plus important qu’ils représenteront le visage de l’entreprise aux yeux des clients. Il est donc essentiel qu’ils puissent les accueillir avec le sourire, tout en leur offrant un service de qualité. 

La phase administrative n’est pas à prendre à la légère, et le droit du travail doit scrupuleusement être respecté. A l’embauche du salarié, il faudra rédiger un contrat de travail, le faire signer et remplir une DPAE pour informer les différentes administrations. Puis, tous les moins, l’employeur devra lui verser un salaire, lui établir une fiche de paie et réaliser les déclarations sociales obligatoires.

Faire connaitre le café

Pour tirer son épingle du jeu, conquérir de nouveaux clients et gagner des parts de marché, il peut être opportun d’allouer un budget pour les dépenses de marketing et de communication. Le canal de communication adéquat doit être déterminé : distribution de flyers, cartes de visite, publicité dans la presse locale ou spot radio sur un chaîne du coin. 

La création d’un compte sur les réseaux sociaux est aussi efficace, pour peu de bien s’y prendre. En fonction de la cible, et notamment de la tranche d’âge, il faudra en effet choisir le ou les réseaux à utiliser (Facebook, Instagram, TikTok…). Une communauté se construira ensuite autour de la page, pour peu de publier régulièrement un contenu adéquat. Plus les échanges seront nombreux avec les abonnés, plus l’audience grossira et plus les post seront visibles pour tous. Les échanges virtuels doivent cohabiter avec les interactions physiques et il peut être intéressant de réaliser régulièrement des événements dans le café pour faire parler de lui. Des collaborations et partenariats peuvent être mis en place avec des commerces locaux afin de faire connaitre réciproquement des lieux. Il est aussi envisageable de faire appel à des influenceurs qui seront invités pour leur faire découvrir le café.

Les utilisateurs des réseaux sociaux apprécient les belles histoires et les marques fortes, facilement reconnaissables. Il ne faut pas hésiter à miser dessus dans les contenus et à réfléchir à ce qui le rend le café, si ce n’est unique, au moins facilement identifiable. 

Enfin, la création d’un site web vitrine permet de faire connaitre, entre autres, les horaires d’ouverture et l’adresse. Pour trouver plus facilement le café, le référencement local, via Google My Business par exemple, constitue une bonne idée.

Fidéliser les clients

Ça y est, les premiers clients sont au rendez-vous et franchissent le seuil du café. Il faut maintenant leur donner envie de revenir et les inciter à consommer d’autres produits (cross-selling) ou des produits de la gamme supérieure (up-selling). Pour cela, on l’a vu, l’accueil et l’attitude des serveurs et des vendeurs est un facteur clé de succès. La qualité des produits mais aussi l’ambiance du café en sont d’autres. Afin de maintenir leur niveau, ou de les améliorer, il est nécessaire de : 

• Veiller au bon approvisionnement du café, tant en quantité pour éviter les ruptures de stock, qu’en qualité ;
• Former régulièrement les salariés et mesurer le climat social ;
• Sonder les clients à travers des outils en ligne comme des sites dédiés au recueil d’avis et à la notation des clients, ou encore via les réseaux sociaux ;
• Suivre l’évolution du marché et ajuster, si besoin, les produits et les services pour répondre sans cesse de la meilleure façon aux attentes des consommateurs ;
• Proposer un programme de fidélité pour les clients réguliers ; 
• Soutenir les événements locaux afin d’établir des relations avec la communauté et d’améliorer sa réputation ;
• Organiser des ateliers de dégustation de café.

Gérer les opérations au jour le jour

La gestion des opérations quotidiennes se joue sur plusieurs aspects : 

• La maitrise du stock, afin d’en avoir suffisamment pour répondre à la demande, mais pas en quantité excessive pour éviter les surplus et les stocks dormants ;
• La relation avec les fournisseurs pour trouver des produits de qualité au meilleur prix ;
• La gestion des plannings et des horaires afin de veiller à avoir le personnel suffisant à tous les moments de la journée.

De plus, comme toutes entreprises, le café sera soumis à des déclarations comptables et fiscales obligatoires. Chaque année, le résultat fiscal devra être déclaré aux impôts via la liasse fiscale. Un compte de résultat et un bilan devront être réalisés. Il faudra également s’acquitter des différentes taxes obligatoires : 

• La TVA, avec des déclarations mensuelles, trimestrielles ou semestrielles en fonction du statut choisi ;
• L’impôt sur les sociétés, avec des acomptes éventuels dans l’année ;
• La CET, composée de la CFE et de la CVAE.

Au-delà de l’aspect obligatoire, établir un système de comptabilité et de gestion efficace permettra de connaitre les revenus et les dépenses du café, et de suivre sa rentabilité.

Miser sur la durabilité

L’écologie est de plus en plus au cœur des attentes des consommateurs, et des enjeux des commerçants. Pour cela, de nombreux gestes peuvent être mis en place : 

• Recycler les matières premières en triant correctement les déchets et en réutilisant le marc de café ;
• Choisir des fournisseurs équitables, bio et locaux pour la plupart (on le sait, le café et le thé ne poussent pas au coin de la rue, mais pour le reste, il est possible de trouver des acteurs plus proches) ;
• Réduire au maximum les déchets ; 
• Utiliser des matériaux recyclables ou réutilisables pour les emballages et les fournitures.

Utiliser des outils digitaux

Certains clients aiment le contact humain et ont besoin de passer directement commande auprès d’un serveur, quitte à attendre quelques minutes supplémentaires. D’autres préfèrent la rapidité et veulent être satisfaits rapidement. C’est pour ceux-là qu’il peut être intéressant de disposer d’outils technologiques comme un site web ou une application mobile permettant le click-and-collect ou des bornes de commandes digitales à l’entrée du café. Il est aussi possible de proposer des services de livraison afin d’accroitre sa zone de chalandise.