Dernière mise à jour le 14 juin 2021
Les fournisseurs doivent être payés à la date d’échéance indiquée sur la facture. Impossible en effet de payer un fournisseur en retard trop régulièrement afin de conserver de bonnes relations commerciales. Inversement, inutile de le payer trop tôt afin de conserver de la trésorerie. Lorsque le volume de règlement devient important, il s’avère essentiel de mettre en place un suivi des règlements fournisseurs afin de les payer dans les temps et d’éviter aux comptables de passer leur temps à effectuer des virements.
Pourquoi réaliser un suivi des règlements fournisseurs ?
Sur chaque facture envoyée par les fournisseurs, une date ou un délai de règlement est indiqué. Il est important de bien s’y conformer afin d’éviter de :
- Payer trop tôt, car la trésorerie et le BFR (besoin en fonds de roulement) de l’entreprise s’en verraient dégradés,
- Payer trop tard, car les relations avec le fournisseur risqueraient alors de devenir mauvaises.
De plus, le paiement dans les temps permet d’éviter de devoir payer des indemnités de retard. Et le paiement en avance peut même permettre à l’entreprise de bénéficier de ristournes. En effet, en échange d’une avance de trésorerie, le montant à payer sera réduit.
A noter que si la facture du fournisseur ne fait apparaitre d’indications concernant le règlement, le délai moyen de paiement est de 30 jours. De plus, la LME (loi de modernisation de l’économie) prévoit un délai maximum de paiement de :
- 45 jours fin de mois ;
- 60 jours date de facture.
Comment réaliser un suivi des règlements fournisseurs ?
La mise en place des échéanciers de règlement
Afin d’optimiser la gestion des factures fournisseurs, il peut être intéressant de mettre en place des échéanciers de règlement c’est-à-dire de prévoir de régler les fournisseurs de manière périodique, tous les vendredis par exemple. Cette solution permet alors de limiter le nombre de virements manuels et de faire disparaître les règlements urgents.
Le paramétrage des conditions de règlement
Chaque fournisseur a ses conditions de règlements propres : certains fournisseurs veulent être payés à 45 jours fin de mois, d’autres à 60 jours date de facture, d’autres encore à réception de la facture. Il est essentiel de bien identifier ces conditions de règlements et de les paramétrer correctement dans le système comptable afin, entre autres, de payer les fournisseurs à temps et de ne pas devoir faire des virements en urgence par la suite.
Les relances de paiement de fournisseurs
Il est essentiel de faire régulièrement une opération de relance de paiement des fournisseurs qui consiste à déterminer toutes les factures en attente de paiement auprès d’un fournisseur. Il convient alors de rechercher les raisons des impayés (problème de livraison, de prix), d’essayer de trouver des solutions aux différents litiges et d’informer les fournisseurs de l’état des factures.