Dernière mise à jour le 28 décembre 2021
Les factures sont des éléments clés de la comptabilité et de la gestion de l’entreprise. Toutes les sociétés et entreprises, y compris les auto-entrepreneurs, doivent en effet réaliser une facture lorsqu’elles vendent un bien ou un service à un client. Il existe toutefois des exceptions à ce principe. Qu’elles sont-elles? Quelles sont les mentions obligatoires à y faire figurer? Comment les comptabiliser? Voici tout ce qu’il faut savoir sur les factures.
Qu’est ce qu’une facture ?
Une facture est un document que rédige un fournisseur à l’attention de son client. Elle certifie l’achat d’un bien ou la réalisation d’un service. Dès qu’elle est enregistrée en comptabilité, elle engendre :
- Chez le client :
- Au bilan : une dette, qui sera apurée au moment du reglement ;
- Au compte de résultat, une charge qui viendra faire baisser le résultat (ou une immobilisation s’il s’agit d’un investissement) ;
- Chez le fournisseur :
- Au bilan : une créance, qui se transformera en rentrée d’argent dès qu’elle sera réglée ;
- Au compte de résultat, un produit qui viendra augmenter le résultat.
En cas de retour d’un produit, s’il est défectueux par exemple, le fournisseur réalisera un avoir. C’est aussi valable en cas d’erreur sur la facture initiale. Il n’est pas possible de refaire la facture en modifiant les erreurs. Il faudra réaliser un avoir annulant la première facture puis en réaliser une nouvelle.
La facture un document légal dont la durée de conservation est de 10 ans.
Comment réaliser une facture ?
Il est possible de réaliser et d’éditer des factures sous Word, Excel ou via un logiciel dédié.
L’avantage de les réaliser sous un logiciel est de gagner du temps (automatisation et lien avec la comptabilité notamment). Le chiffre d’affaires est alors automatiquement enregistré en comptabilité ainsi que la TVA collectée. Quand la facture est payée, il suffit de lettrer le règlement et la facture. Certains logiciels permettent également de faire un suivi des encaissements en indiquant quand la facture est réglée. On peut alors avoir une sorte de balance âgée précisant les factures dues et les factures en retard.
Pour les petites entreprises, comme les auto-entrepreneurs, qui ont peu de factures à réaliser par mois et pas de comptabilité à tenir, il est tout à fait possible de se passer d’un tel logiciel. Le plus simple est alors d’utiliser Excel, ou un autre tableur. Des calculs seront alors possibles (par exemple pour multiplier les quantités vendues par le prix unitaire ou pour additionner tous les montants afin d’obtenir un total).
Elles peuvent être envoyées par courrier ou sous format dématérialisé uniquement si certaines conditions sont respectées et si le client l’accepte.
Quelles informations doivent figurer sur une facture?
Elles doivent comporter de nombreuses mentions obligatoires :
- Numéro de facture : les factures doivent être émises en respectant un numéro chronologique. Il ne peut pas y avoir de saut de numéro ni deux numéros pour une même facture ;
- Date d’émission : la facture doit être émise au moment de la vente, généralement à l’expédition, ou de la réalisation de la prestation (une tolérance de 15 jours est admise) ;
- Identité du vendeur : nom, adresse et numéro SIREN ;
- Identité du client : nom et adresse en cas de facturation à un particulier. En cas de facturation à un professionnel, il faudra aussi indiquer son numéro SIREN et son numéro de TVA intracommunautaire pour une vente dans l’Union européenne ;
- Objet de la vente ou de la prestation de service. Il faudra indiquer :
- La ou les dénominations des biens vendus ou des prestations réalisées s’il y en a plusieurs ;
- Les majorations ou réductions de prix ;
- Les acomptes ou les arrhes déjà versés ;
- La date de livraison ou de prestation.
- Dans le cas spécifique d’une vente de bien, il faudra préciser, le prix de vente unitaire et les quantités.
- Dans le cas spécifique d’une prestation de service, il faudra détailler les travaux : taux horaire, nombre d’heures, vente de produits ou de matériaux annexes…
- Montant total HT et TTC avec le ou les taux de TVA applicable ;
- Coordonnées bancaires.
En cas de facturation à un professionnel, il faudra aussi obligatoirement rajouter les mentions suivantes :
- Date ou délai de règlement : le délai de règlement maximum est de 45 jours fin de mois ou 60 jours date de facture ;
- Modalités de paiement ;
- Conditions d’escompte : il s’agit du montant de réduction que l’entreprise consent à accorder en cas de paiement anticipé. Il est possible d’indiquer “aucun escompte consenti pour paiement anticipé” ;
- Taux des pénalités de retard : le taux minimum légal est le taux de refinancement de la BCE majoré de 10 points ;
- Montant de l’indemnité forfaitaire de 40€ pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement.
Comptalib, l’application qui facilite la création des factures
Pourquoi demander et réaliser une facture ?
Réaliser et transmettre une facture à son client est une obligation dans certains cas :
- En cas de vente à un professionnel ;
- En cas de vente à un particulier si :
- Il s’agit d’un échange intracommunautaire ;
- Le prix est égal ou supérieur à 25€ pour les prestations de services ;
- Le client la réclame.
En demander une à son fournisseur permet de pouvoir justifier la charge en comptabilité. En effet, elle est l’élément indispensable permettant de pouvoir déduire la charge du résultat fiscal et de pouvoir déduire la TVA.
Comment comptabiliser une facture ?
Comptabilisation chez le client :
| Débit | Crédit | |
| 401 Fournisseurs | X | |
| 44566 TVA déductible | X | |
| 6XX Charge | X |
Comptabilisation chez le fournisseur :
| Débit | Crédit | |
| 411 Clients | X | |
| 44571 TVA collectée | X | |
| 7XX Produit | X |
Quand facturer?
Premier élément de réponse : quand on est professionnel! Il est en effet impossible de facturer quand on est particulier puisqu’il est nécessaire d’avoir un numéro SIRET. Si un particulier souhaite réaliser des factures, il devra avoir une structure juridique. Le plus simple est alors de créer une auto-entreprise. Sinon il faudra avoir un contrat de travail, réaliser une attestation de vente, une note de droits d’auteur ou passer par une société de portage salarial.
Une fois que tout est en règle, le professionnel devra établir une facture au moment de la vente c’est-à-dire :
- Au moment où le vendeur et l’acheteur se mettent d’accord sur la commande en cas de vente de marchandises ;
- Lors de la réalisation de la prestation, pour les prestations de services.
Quelles sont les informations à récupérer du client pour faire une facture ?
Les informations à récupérer du client pour établir une facture dépendent de la situation :
- S’il s’agit d’un particulier, il faudra uniquement avoir son nom et son adresse ;
- S’il s’agit d’un professionnel, le nom de la société, la forme juridique, l’adresse et le numéro SIRET. Il faudra également obtenir le numéro de TVA intracommunautaire si l’entreprise en a un. C’est d’autant plus important en cas de livraison intracommunautaire.
Les factures spécifiques
En fonction du secteur d’activité ou de la situation de l’entreprise, elle pourra être amenée à réaliser certaines factures bien spécifiques :
Les factures d’avancement
Les factures d’avancement, ou de situation, sont utilisées dans le cas de chantiers dans le BTP. Il s’agit d’une méthode qui consiste à facturer en fonction de l’avancement du chantier. Elle permet non seulement de se faire payer plus rapidement mais aussi de comptabiliser le chiffre d’affaires et le résultat de façon proportionnelle à l’avancement des travaux et non à l’achèvement.
Les factures d’acompte
Un client peut devoir verser un acompte à son fournisseur. C’est le cas pour des travaux importants ou pour éviter les risques d’impayés. Non seulement le client va verser une avance financière, mais l’acompte vaudra également engagement des deux parties :
- Le fournisseur à réaliser la prestation de service ou livrer la marchandise ;
- Le client a acheter le bien, ou le service.
Une facture d’acompte sera alors obligatoirement établie à l’occasion de ce paiement.
La facture proforma
La facture proforma n’est pas une vraie facture, dans le sens où elle n’a pas de valeur comptable ou juridique. Ainsi, elle ne peut pas être saisie en comptabilité et ne constitue pas à ce titre une charge tant que la facture définitive n’est pas envoyée. De plus, elle ne vaut pas engagement juridique des deux parties.
Il s’agit d’une facture qui va servir dans différents cas :
- Pour le banquier ou un autre organisme de financement pour octroyer un prêt ou financer un crédit-bail ;
- Pour le passage en douane en cas d’importation ou d’exportation ;
- Afin de justifier d’une exonération de TVA ;
- Pour demander à un client à être payé à l’avance.
La note de droits d’auteur
La note de droits d’auteur va remplacer la facture dans des cas biens spécifiques :
- Création, réalisation et conception d’une oeuvre ;
- Exploitation d’une oeuvre.
En cas de prestation technique, de ce même auteur-artiste, c’est une facture qui devra être réalisée.
La facture de l’auto-entrepreneur
Les auto-entrepreneurs doivent également réaliser des factures. Toutefois, ils auront des mentions spécifiques à y indiquer :
- En cas de franchise de TVA : « TVA non applicable en application de l’article 293B du CGI » ;
- S’il n’est ni commerçant ni artisan : « Dispensé d’immatriculation en application de l’article L123 – 1 – 1 du code de commerce »
L’auto-facturation
De plus en plus de très grosses entreprises ont recours à l’auto-facturation quand elles traitent avec leurs clients (qui eux sont en général très petits). Le système est simple : c’est le client qui va facturer à la place du fournisseur. Toutefois, afin d’être admis par l’administration fiscale, des conditions doivent être respectées :
- Existence d’un mandat de facturation entre les deux parties ;
- Conservation de la facture originale chez le client et du double de la facture chez le fournisseur ;
- Mentions obligatoires classiques ainsi qu’apposition de la mention “auto-facturation”.
L’avoir
L’avoir est l’annulation d’une facture, en intégralité ou partiellement. On parle aussi de note de crédit. Elle peut être réalisée pour plusieurs raisons : erreur sur la facture initiale, vente d’un produit défectueux dont il faudra procéder au remboursement…
La facturation à l’étranger
Les règles de facturation à l’étranger vont dépendre de nombreux critères :
- Vous êtes assujetti à TVA et vous facturez un non assujetti, au sein de l’Union européenne : il faut indiquer la TVA ;
- Vous êtes assujetti à TVA et vous facturez un assujetti, au sein de l’Union européenne : il ne faut pas indiquer de TVA. C’est le principe d’auto-liquidation qui va s’appliquer ;
- Vous êtes assujetti à TVA et vous facturez en dehors de l’Union européenne : il ne faut pas indiquer de TVA ;
- Vous n’êtes pas assujetti à TVA : il ne faut pas indiquer la TVA.
Hormis ces règles de facturation avec et sans TVA, il faudra choisir la bonne devise de facturation, convertir au bon taux ainsi que traduire la facture dans la langue du client.
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